Para poder construir a ficha de uma unidade curricula (ocorrência) é necessário que previamente tenha sido efetuada a distribuição de serviço para a ocorrência em questão. Cabe ao docente, identificado na distribuição de serviço, a sua criação. Se existir mais do que um docente com distribuição de serviço para a ocorrência, incluindo o regente da unidade curricular, qualquer um deles pode administrar a sua ficha.
O mesmo se verifica para a construção do relatório de unidade curricular (ocorrência).